Como gestionar el correo electrónico y no morir en el intento

Ayer, durante el vuelo de vuelta a Montreal, terminaba de leer el libro “Get Organized: How to Clean Up Your Messy Digital Life” de Jill Duffy. Con la de cantidad de información que tenemos en formato digital, me interesaba saber cómo proponían gestionarla alguno de los gurús del tema. El libro daba pistas sobre cómo gestionar mejor diversos aspectos de la vida digital, incluyendo fotos, música, correo electrónico, contraseñas… Pero la verdad es que me ha decepcionado bastante, más que nada porque me ha parecido muy básico. No decía nada nuevo o que no me parezca de sentido común, nada que no se pueda encontrar fácilmente buscando por Internet. Pero después de pensarlo un poco, me he dado cuenta de que varias personas se han sorprendido ya por lo organizado que soy con el ordenador, así que, después de todo, puede que el libro no me diga nada nuevo porque yo ya lo pongo en práctica, no porque no sea útil. Así que he pensado en salirme de la temática habitual del blog (si es que la hay) y compartir unos briconsejos sobre la manera en que gestiono una de las herramientas que más dolores de cabeza suelen dar:  el correo electrónico. Advertidos quedáis.

Postman Pat sí que sabría que hacer con el correo

Una cuenta para gobernarlos a todos

Antes que nada, quiero aclarar que no he inventado la rueda, ni mucho menos. Todo lo que os voy a contar aquí lo he sacado de diversas fuentes, copiando de aquí y de allá lo que me parecía interesante, probando cosas y dejando de lado lo que veía que no me funcionaba. Cada uno tiene su receta, así que lo que me ha ido bien a mí no tiene porque iros bien a vosotros. Por ejemplo: hace ya un tiempo que decidí gestionar todo el correo – personal y de trabajo – en una sola cuenta. No es que no tenga varias cuentas, de hecho tengo 5 (una personal, una para el blog, y 3 de trabajo, recuerdos de las distintas instituciones por las que he pasado), pero las redirijo todas hacia una única cuenta de Gmail, desde la que gestiono todo. Seguro que a mucha gente, partidaria de separar vida privada y laboral, esto les parece una aberración, pero hace ya tiempo que lo hago así, y estoy muy satisfecho. No voy a entrar en los detalles de cómo redirigir los correos hacia Gmail, ya que no era este el objetivo de la entrada, pero si estáis interesados en saber cómo hacerlo, podéis consultar diversas fuentes que han publicado tutoriales.
Si piensas que Google es el mal, puede que no te guste esta solución. Fuente
Otro consejo que me permito: huid de las notificaciones automáticas como de la peste. Si uno quiere ser medianamente productivo, no hay nada peor que una ventanita que surge de la nada e interrumpe lo que estás haciendo. Debes ser tú el que decidas en qué momento consultar el email, y cada uno tendrá sus momentos y su frecuencia, en función de la carga de trabajo y del número de correos que reciba, pero por regla general ningún email requiere que lo leas inmediatamente. Si el asunto es verdaderamente urgente, lo más probable es que te vayan a ver en persona o te llamen por teléfono. 

OK, tengo un email. ¿Y ahora qué?

Lo verdaderamente importante para gestionar una cuenta de correo es qué hacer con un email una vez que te llega. Para mucha gente, lo que más estrés les causa es la acumulación de correos en la bandeja de entrada. Pero esto, una vez más, es muy personal. Tengo colegas que son perfectamente felices teniendo 650 correos sin leer en la bandeja de entrada. Si eres de esos, probablemente lo que sigue no te interese en absoluto. Pero conviene recordar que la idea es ser lo más organizado posible no sólo para sentirnos mejor y tener todo más ordenado, sino sobre todo para ser lo más eficaces posible en las respuestas, para no perder tiempo y, a la vez, no hacérselo perder al que está esperando una respuesta por nuestra parte. 
La idea a evitar

Para mí, y en eso comparto la clasificación de Duffy y otros autores, cuando recibes un mensaje hay básicamente 4 cosas que se pueden hacer con él, en función del contenido y del remitente:

  1. Leerlo, sin que haga falta hacer nada más.
  2. Responderlo/resolver una acción
  3. Posponerlo para más tarde
  4. Borrarlo
La primera consigna es contestar o leer en el momento todo aquel correo que requiera menos de 3-4 minutos. Sin excepciones. Si resolverlos lleva tan poco tiempo, no tiene sentido posponerlos, es mejor quitárnoslos de encima. Una vez contestados o leídos, se archivan, para que desaparezcan de la bandeja de entrada. Y lo mismo con los que no requieran hacer nada. Si pensamos que es conveniente guardarlos, se archivan. Y si no, directamente se eliminan. Con los años he perdido bastante el miedo a borrar emails, la mayoría de los que recibimos no tienen ninguna importancia y se pueden borrar sin reparos. Para que esto sea eficaz, por supuesto, las notificaciones automáticas deben estar desactivadas, como he dicho antes, ya que si no corremos el peligro de estar constantemente leyendo emails en vez de estar trabajando en otras cosas.

Los ‘pa luego’: la gestión de los emails pospuestos

Una vez interiorizado esto, la clave está en la gestión de los emails pospuestos, aquellos que requieren una acción por nuestra parte, pero que nos llevarán algo más de tiempo. Si sé que tengo que contestar el email en el día, lo dejo en la bandeja de entrada, de manera que seguirá ahí la siguiente vez que entre al correo. Si requiere más trabajo y puede que vaya a tardar más tiempo en resolverlo, utilizo una de las funcionalidades de Gmail más interesantes (y menos conocidas): las estrellas de colores. A la izquierda de cada correo, al lado del remitente, veréis una estrella, que por defecto está apagada. Haciendo click en ella, la estrella se enciende, y si se vuelve a hacer click, se apaga. Para poder marcar los mensajes de distintos colores hay que activar la función, a la que se accede en Configuración/General/Estrellas (ver aquí).
De esa manera, podemos marcar con una color diferente los correos, en función de qué tenemos que hacer con ellos. En mi caso, utilizo dos colores: morado para aquellos correos que requieren que los lea con más calma (enlaces a noticias o videos interesantes, documentos…), y naranja para los que requieren alguna acción o una respuesta más detallada (por ejemplo, un email de un amigo en el que me cuenta cómo le va y me pregunta por mi vida, un correo de trabajo que requiere que de una respuesta o envíe comentarios a un documento). Posteriormente, los archivo, para que no se acumulen en la bandeja de entrada.
Mi verdadero objetivo oculto: un plan para procrastinar lo más posible
Eso sí, si es algo de trabajo o importante, y sé que me va a llevar un tiempo contestar, antes de archivarlo envío una respuesta en la que digo que he recibido el correo, me disculpo por no contestar enseguida y, si puedo, hago una estimación de cuándo podré tener la respuesta. Esto último me lo he impuesto después de ver cómo algunas personas consideran perfectamente normal recibir un correo en el que se les pide hacer algo, y que pasen semanas sin contestar, sin siquiera confirmar que lo han leído y si van a poder contestarlo o no. Eso te deja con la duda de si lo que has propuesto les parece bien o si ni siquiera lo han leído, y acaba obligando a enviar un segundo correo recordatorio unos días después. Es un comportamiento que odio, y para evitar caer en él, prefiero informar a la persona de que he recibido el correo y que debería poder contestarle en x días, o semanas, o cuando sea. Es una cuestión de educación.
Por supuesto, cada uno puede crear el número de categorías que quiera, pero encuentro que estas dos (leer y responder) funciona bastante bien. Cuando tengamos un momento y queramos acceder a los emails pospuestos, basta con consultar los correos que tienen una estrella morada (recordad, los que requieren que los lea con calma) o los que tienen una estrella naranja (que requieren una respuesta/acción). Para poder consultarlos en cualquier momento, tengo creados dos filtros, que actúan como una especie de lista de tareas pendientes. Para crear los filtros basta con escribir en la barra de búsqueda “has: purple-star” (para la estrella morada) o “has:orange-star” para la naranja. Si se quiere hacer aún más fácil, se pueden guardar estas búsquedas como accesos directos en la barra de la izquierda, de manera que estén siempre a mano. Yo los tengo guardados con los nombres de “@Para hacer” y “@Para leer”, respectivamente. Para guardarlos, tendremos antes que activar la funcionalidad ‘Enlaces rápidos’ de Gmail (pulsa aquí para ver cómo hacerlo).
Los emails a leer o a responder, a un click
De esta manera, los emails pospuestos no aparecen en la bandeja de entrada, y por lo tanto, no se nos acumulan los correos. Cuando queramos acceder a las ‘tareas’ pendientes, basta con acceder a los filtros. Por ejemplo, cuando tengamos la respuesta para un correo de los de “@Para hacer”, la escribimos, y le quitamos la estrella. Automáticamente desaparecerá de nuestra lista y quedará archivado. De igual manera, si tenemos un rato para leer emails, basta con hacer click en “@Para leer”. A aquellos correos que leamos, les quitamos la estrella, y como ya estaban archivados, así seguirán.
Los emails pendientes de leer, un día cualquiera. Algunos llevan tiempo ahí.
Y básicamente esto es todo. Supongo que a algunos os parecerá un método innecesariamente complicado, pero os aseguro que una vez te acostumbras a marcar y desmarcar los correos en el momento, el día a día no puede resultar más sencillo e intuitivo. Llevo ya varios años funcionando así y sigo muy satisfecho. La clave está en ser disciplinado, si no no sirve de nada. Al menos para el volumen de correos que recibo yo, me funciona muy bien, y evita que se me pasen cosas.
El último producto de Google (Inbox para Gmail) parece que va en esta dirección, la de utilizar el correo como recordatorio de tareas pendientes, una función que casi todo el mundo le daba ya. Hace unas semanas que conseguí una invitación, y aunque la herramienta promete (de hecho funciona de una manera muy parecida a la que propongo aquí) se nota que todavía está en beta, así que habrá que ver hacia donde la encaminan.

 

4 Comments

  • jmmp89

    2 diciembre, 2014 at 09:44 Responder

    Gran post, Multivac42. La verdad que la gestión de nuestro correo electrónico es un caos… y llevarlo a una entropía más bajas a veces se hace pesado. Agradecimientos, sigue escribiendo.

  • Multivac42

    7 diciembre, 2014 at 02:17 Responder

    Gracias a tí por pasarte! Yo de momento creo que tengo el correo domado, pero como esto siempre va a más, creo que es importante tener un criterio de organizacion que funcione, el que sea. Un saludo!

  • Litozz

    15 diciembre, 2014 at 13:44 Responder

    Recomiendo Mailbox. Una herramienta que, además, acaba de comprar Dropbox por lo bien que funciona. Echadle un vistazo en http://www.mailboxapp.com. Totalmente recomendable y útil para gestionar todas las cuentas de correo que queráis sin redirigir correos de un lado a otro.

  • Multivac42

    15 diciembre, 2014 at 14:23 Responder

    Es curioso: fue escribir esta entrada y descubrir Mailbox. Llevo probándolo un par de semanas, y creo que no hay vuelta atrás. Básicamente, hace todo lo que explico yo aquí pero de manera mucho más sencilla e intuituva. Tengo pendiente escribir una actualización contándolo.
    Gracias por comentar, Litozz!

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