Mendeley (II): gestión de pdfs

Seguimos con nuestro repaso a las principales características de Mendeley. Una de las opciones que acabó de convencerme para su uso es la versatilidad que ofrece para trabajar con los pdf’s. Mendeley incorpora su propio lector de pdf, que por cierto, se abre muy rápido. Una vez abierto el pdf (podemos abrir varios a la vez, y se ven en pestañas en la parte superior) se pueden realizar varias acciones, como subrayar el texto que nos interese o marcar una zona (una figura, tabla), añadir notas, seleccionar y copiar texto, hacer zoom, ver el pdf a pantalla completa… Todas las ediciones que hagamos se guardaran en la memoria, de forma que la próxima vez que accedamos a ese artículo en Mendeley, veremos nuestras notas y zonas subrayadas. Además, nos da la opción de guardar el pdf con las anotaciones como archivo independiente, de forma que estas anotaciones se vean aunque abramos el pdf con otro programa. Además de pdf’s, Mendeley soporta muchos de los formatos más comunes, como ppt, doc o jpg.

Además, Mendeley dispone de un potente buscador, situado en la esquina superior derecha, que permite buscar texto en nuestra librería. Podemos buscar texto en toda la base de datos, en una carpeta determinada… y también podemos especificar si el término que buscamos corresponde a un título, un autor, año o a notas que hayamos añadido nosotros. También podemos filtrar los resultados de la búsqueda por publicaciones, autores o etiquetas. La ventaja respecto a otros programas que he utilizado es que los términos que introduzcamos se buscan en toda nuestra base de datos: títulos, autores, abstract… e incluso en el interior del pdf. Cuando adjuntamos un pdf, Mendeley reconoce el texto y lo indexa, de manera que es posible buscar dentro de él. Por otro lado, si hacemos una búsqueda mientras tenemos un pdf abierto, la búsqueda se realiza sólo dentro de ese pdf. Esta función, junto con el subrayado y las notas, nos permite una gestión rápida y eficaz de nuestros artículos, de manera que encontrar esa frase que buscamos es mucho más sencillo.

Otro de los puntos fuertes de Mendeley es su sincronización con el servicio online y con varios ordenadores. Cuando descargamos Mendeley creamos una cuenta en Mendeley web, nuestro espacio personalizado online. Por defecto (quien quiera puede desactivarlo) la cuenta online y el programa de escritorio quedan sincronizados, de manera que cualquier cambio que hagamos en uno se actualiza en el otro. Esto tiene numerosas ventajas: por un lado, siempre que tengamos una conexión a internet podremos acceder a nuestra librería, incluyendo los pdfs, las notas, etiquetas, carpetas… todo tal y como lo tenemos en nuestro ordenador. Y si cambiamos algo aquí (las opciones son la msimas que en la versión de escritorio), la siguiente vez que abramos Mendeley en nuestro ordenador actualizará automáticamente todos los cambios. Además, esto permite sincronizar Mendeley entre varios ordenadores, incluso en diferentes plataformas. En mis caso, yo tengo Mendeley instalado en Windows en el trabajo y en Ubuntu en el portátil, y en los varios meses que llevo funcionando con este sistema no me ha dado ningún problema. Mendeley ofrece 500MB gratuitos para almacenamiento online de archivos, lo cual da para varios cientos de pdf’s. Para los que necesiten más almacenamiento, se ofrecen versiones de pago desde 4,99€ al mes.

En la próxima entrada hablaremos de las principales características y opciones de Mendeley web, que incluyen la posibilidad de crear un perfil propio al estilo de las principales redes sociales y de crear grupos públicos y privados para compartir referencias.

Os espero!